Digitales Bürgerbüro: 5 gute Gründe, Ihre Kommune jetzt zu digitalisieren

Deutschland hinkt in Sachen Digitalisierung hinterher – auch auf Verwaltungsebene. Im europäischen Vergleich ist Deutschland auf Platz 21 aller 28 EU-Mitgliedsstaaten. Das war vor allem während der Corona-Krise verstärkt spürbar. Kommunale Dienstleistungen, die über die Bereitstellung von Informationen hinausgehen, sind kaum zu finden. Von digitalen Bürgerbüros ganz zu schweigen.

Die mangelnde Digitalisierung steht im starken Kontrast zu den tatsächlichen Bedürfnissen: Denn die Mehrheit der Bürger*innen wünscht sich, den Gang zum Bürgerbüro durch digitale Antragstellung zu ersetzen. Laut dem Onlinezugangsgesetz sollen bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen digitalisiert sein. Daher muss es jetzt schnell gehen.

Wir geben Ihnen 5 gute Gründe, schon jetzt mit der Digitalisierung Ihrer Kommune durchzustarten.

1. Bessere Terminvergabe

Das Ziel ist natürlich, möglichst viele Verwaltungsleistungen ohne Medienbruch und vollständig digital abzuwickeln. Bei manchen Leistungen ist das aber nicht möglich und es führt kein Weg an einem Vor-Ort-Termin vorbei. Mit einem digitalisierten Bürgerbüro ist auch das problemlos möglich. Bürger*innen können Termine nämlich ganz einfach online buchen. So können Sie lange Wartezeiten und volle Wartebereiche vermeiden.

2. Weniger Wartezeiten

Ein Termin beim Amt dauert durchschnittlich 148 Minuten, inklusive An- und Abreise, Wartezeit und tatsächlicher Bearbeitung. Zeit, die wir alle besser verwenden können als auf unbequemen Bänken zu warten. Mit digitalisierten Verwaltungsleistungen wäre das passé.

Selbst wenn sich der Weg zum Amt nicht vermeiden lässt, können Bürger*innen in einem digitalen Bürgerbüro Formulare bereits im Vorfeld ausfüllen und Dokumente hochladen. Außerdem müssen so Daten nicht mehrfach angegeben und ausgelesen werden. Das verkürzt die individuellen Termine und Sie können mehr Antragstellende versorgen.

3. Geringerer Verwaltungsaufwand

Im digitalen Bürgerbüro fallen viele lästige Verwaltungsaufgaben weg.Papierkram ist lästig, kostet Zeit und ist schlecht für die Umwelt. In einem digitalen Bürgerbüro müssen Bürger*innen ihre Informationen nicht jedes Mal wieder angeben und Mitarbeitende nicht jedes einzelne Formular abtippen. Stattdessen werden die Informationen in digitalen Akten gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Das spart nebenbei auch noch Geld für Papier und Portokosten ein.

Praktischer Nebeneffekt: Bei der Digitalisierung von Prozessen werden sie nebenbei auch optimiert. Dadurch können Sie unnötige Schritte auslassen und das Verfahren verschlanken. Das spart Arbeit und Zeit für alle Beteiligten.

Außerdem können Sie Einwohnende und Unternehmen über den Status ihrer Anfrage online auf dem Laufenden halten. Die Folge: weniger Anrufe zu Status-Abfragen und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit – die Anliegen der Bürger*innen inhaltlich bearbeiten. Das entlastet nicht nur die Sachbearbeiter*innen, sondern auch die Antragstellenden.

4. Verbesserter Service

Bei einem digitalen Bürgerbüro fallen nicht nur lange Wartezeiten weg – der Service wird auch insgesamt nachhaltig verbessert. Bürger*innen und Mitarbeitende können sich besser austauschen und durch das Teilen von Dokumenten Anträge schneller bearbeiten. Denn das lästige Nachreichen auf dem postalischen oder persönlichen Weg bleibt aus.

Bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sollten immer die Bürger*innen in den Vordergrund gestellt werden. Ziel ist es also, die Nutzung von Leistungen so einfach und selbsterklärend wie möglich zu gestalten und einen Mehrwert zu schaffen. Dadurch werden sie mehr angenommen und die Zufriedenheit steigt. Auf lange Sicht steigert das sogar die Standortattraktivität für Bürger*innen und Unternehmen.

5. Kommunen als attraktive Arbeitgebende

Das digitale Bürgerbüro ermöglicht Mitarbeitenden mehr Flexibilität.Niemand hat Lust auf Papierkram – auch nicht Ihre potentiellen Arbeitnehmenden. Außerdem wirken Behörden durch strikte Öffnungszeiten wenig flexibel. Das kann gerade für Eltern zum Problem werden.

Ein digitales Bürgerbüro bringt Ordnung in das Zettelchaos und entlastet die Arbeitnehmenden zusätzlich. Darüber hinaus sind nicht nur die Bürger*innen, sondern auch die Sachbearbeiter*innen flexibler. Durch die digitale Abwicklung von Anträgen werden Homeoffice und flexible Arbeitszeiten möglich und Kommunen als Arbeitgebende attraktiver.

Auf den ersten Blick wirkt es vielleicht gegensätzlich, aber die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen bringt die Verwaltung näher an die Menschen. Obwohl der persönliche Kontakt ausbleibt, können sich die Mitarbeitenden deutlich intensiver um die Anliegen der Einwohnenden kümmern und so ihren Service verbessern. Das steigert die Produktivität und Zufriedenheit – auf beiden Seiten.

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Quellen

Anzenhofer, Lena (2020): „Personalausweis, Führerschein, Wohnung anmelden:  In Karlsruhe zeigt sich, wie digitale unsere Ämter schon sein können“, 23. Oktober 2020, Business Insider, https://www.businessinsider.de/politik/deutschland/digitales-buergerbuero-so-koennten-Bamtsbesuche-bald-aussehen-aa/, letzter Zugriff am 26. Mai 2020.

Bundesdruckerei (2020): „Moderne digitale Verwaltung: mehr Angebote und Services für Bürger“, 23. März 2020, https://www.bundesdruckerei.de/de/Fokusthemen/Magazin/Moderne-digitale-Verwaltung, letzter Zugriff am 26. Mai 2020.

Hoffmann, Yannick (2019): „Das Digitale Rathaus – moderne Verwaltung und eGovernment“, 10. Oktober 2019, ECBM, https://www.ecbm.me/2019/10/10/das-digitale-rathaus-moderne-verwaltung-und-egovernment/, letzter Zugriff am 26. Mai 2020.

Seydack, Niclas (2019): “Amtsmüde”, 02. Januar 2019, Zeit Online, https://www.zeit.de/zustimmung?url=https%3A%2F%2Fwww.zeit.de%2F2019%2F02%2Fdigitale-verwaltung-behoerden-aemter-digitalisierung%3Futm_referrer%3Dhttps%253A%252F%252Fwww.google.de%252F, letzter Zugriff am 26. Mai 2020.