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Datenaustausch per Drive: Chancen und (vermeidbare) Risiken
Kennen Sie das? Ihr E-Mail-Postfach quillt über von Informationen, die eigentlich wichtig sind für Ihr Projekt. Sie wissen nicht, wo Sie welche Dateien ablegen sollen. Oder welche Version die aktuellste ist. Vielleicht hat sich bei Ihrem Geschäftskontakt auch Ihre Ansprechperson geändert und Sie haben von verschiedenen E-Mail-Adressen Informationen erhalten.
Bei der Umsetzung von Projekten, wie auch beim Breitbandausbau, werden zum Teil große und komplexe Datenmengen ausgetauscht. Der Datenaustausch per E-Mail wird hier zur Herausforderung. Cloudlösungen und Drives bieten eine gute Alternative. Wir zeigen die Vorteile auf, aber auch Risiken, die Sie bei einer Nutzung von Drive-Lösungen beachten sollten.
Vorteile von Drive-Lösungen
1. Unkomplizierter Datenaustausch
Der Datenaustausch via E-Mail scheint zunächst naheliegend und relativ barrierefrei. Bei geringen Datenmengen oder einmaligem Austausch funktioniert es auch sehr gut.
Aber bei größeren Projekten, wie dem Breitbandausbau, stößt die Datenübertragung per E-Mail schnell an ihre Grenzen. Gerade GIS-Daten können sehr groß werden und viel Speicherplatz fressen. Sind die Anhänge zu groß können sie nicht verschickt werden oder sie verstopfen den Speicher.
Bei einem Drive lassen sich problemlos auch große Dateien hochladen, die mit einem Link ganz einfach geteilt werden können.
Auch sensible Daten können über einen Drive sicherer ausgetauscht werden. Bei E-Mails ist es deutlich einfacher, „mitzulesen“.
2. Übersichtlichkeit
Beim Breitbandausbau arbeiten oft verschiedene Stellen zusammen: Tiefbauunternehmen, Planungsbüros, Kommunen etc. Für ihre Arbeit benötigen die Beteiligten oft unterschiedliche Informationen. Ein Drive bietet die Möglichkeit, eine Ordnerstruktur aufzubauen, die zunächst einmal die Informationen bündelt. So verlieren Sie nicht so schnell den Überblick und übersehen nicht potentiell wichtige Informationen einer E-Mail.
3. Berechtigungskonzepte
Außerdem kann bei einem Drive mit einem Berechtigungskonzept gearbeitet werden. Das heißt, einzelne Ordner sind nur für diejenigen freigegeben, die diese Informationen auch tatsächlich benötigen. Die Berechtigungen können Sie ganz individuell vergeben. Eventuell bietet es sich auch an, für jede Stelle eine eigene Ordnerstruktur mit den benötigten Informationen aufzubauen.
4. Effizienter zusammenarbeiten
Häufig besteht im Drive die Möglichkeit, versionierte Dateien zu nutzen. Dadurch wird nachvollziehbar, wer welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat.
Zusätzlich kann eine vorherige Version des Dokuments wiederhergestellt werden.
So müssen nicht konstant verschiedene Dateiversionen per E-Mail verschickt werden und Sie sparen sich lästige Absprachen wegen einiger weniger Änderungen an einem Dokument.
Auf diese Weise können Sie leichter und vor allem effizienter mit den verschiedenen Personen, die an Ihrem Projekt beteiligt sind, zusammenarbeiten.
5. Gesicherte Daten
Wenn Sie Daten lediglich lokal auf Ihrem Rechner speichern, können sie schnell verloren gehen, sollte beispielsweise Ihr Rechner kaputt gehen. Teilweise ist die Wiederherstellung von Daten sehr komplex.
Speichern Sie Ihre Daten hingegen in einem Drive, stehen Sie Ihnen jederzeit zur Verfügung – unabhängig von potentiellen technischen Schwierigkeiten Ihrer IT. Auch bei Stromausfall sind die Daten geschützt. Viele Drive-Lösungen bieten zusätzlich automatisch erstellte Backups Ihrer Daten an. So sind Sie doppelt sicher aufgestellt.
Risiken bei der Nutzung von Drives
1. Sicherheitslücken
Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie sich vorher gründlich informieren – auch über dessen Sicherheitsmaßnahmen. Gibt es Sicherheitslücken bei Ihrem Cloudspeicher, kann es für Sie sehr schnell unangenehm werden. Von Daten, die unbeabsichtigt an die Öffentlichkeit geraten über gezielte Hacking-Angriffe – die Risiken sind hier vielzählig.
Umso wichtiger ist es, dass Sie beispielsweise darauf achten, dass die Kommunikationswege Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind. Auch die Zugänge zum Drive sollten passwortgeschützt sein. Zusätzlich können auch einzelne Dateien per Passwort geschützt werden. Achten Sie hier darauf, dass Sie Zugangslink und Passwort separat verschicken.
2. Risikofaktor Mensch
In vielen Fällen ist die Technik an sich gar nicht das Problem, dass Dinge schieflaufen. Risiken entstehen häufig durch Unsicherheit bei der Nutzung oder geringe Akzeptanz der eingesetzten Tools. Daher ist es wichtig, dass Sie alle Mitarbeitenden, die an einem Projekt arbeiten, auch abholen – Stichwort Transparenz.
Erklären Sie, warum Sie sich für einen Drive entschieden haben und welche Vorteile durch die Nutzung entstehen. Legen Sie zusätzlich den Umgang mit der Technik fest und etablieren Sie geeignete Workflows. Wenn Ihre Mitarbeitenden verstehen, warum Sie eine Technik benutzen sollen und sich im Umgang sicher fühlen, machen sie automatisch weniger Fehler.
3. Datenschutzrisiken
Vor allem, wenn Sie auch personenbezogene Daten verarbeiten, sollten Sie auf Nummer sicher gehen. Seit Schrems II und der Abschaffung von Privacy Shields gelten die USA nicht mehr als sicheres Drittland – und damit auch bekannte Cloudanbieter. Diese werden zu Datenschutzrisiken und die Nutzung kann im schlimmsten Fall zu hohen Bußgeldern führen.
Deshalb sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der Ihre Daten in der EU – im Idealfall sogar in Deutschland – speichert. Prüfen Sie außerdem, wie die Anbieter mit Ihren Daten umgehen und lesen die Datenschutzbestimmungen gründlich durch. So können Sie sicherstellen, dass es sich um eine datenschutzkonforme Variante handelt.
Der Datenschutz hört aber nicht bei der Auswahl einer geeigneten Lösung auf.
Achten Sie auch intern auf geeignete Maßnahmen zum Datenschutz. Wer hat zum Beispiel auf welche Daten Zugriff? Wer ist für die Einladung von Externen zuständig? Was passiert, wenn die Ansprechpersonen bei Ihren Geschäftskontakten wechseln?
Legen Sie bereits vor der ersten Nutzung des Drives Regelungen sowie Berechtigungskonzepte fest und kommunizieren Sie diese beispielsweise per Arbeitsanweisung an Ihre Mitarbeitenden. So können Sie sicherstellen, dass es ein einheitliches Vorgehen gibt und Sie behalten den Überblick.
In dem Berechtigungskonzept können Sie klar regeln, welche Personen Dokumente bearbeiten und welche beispielsweise nur lesen dürfen. Außerdem können Sie mit zeitlich beschränkten Zugriffsrechten arbeiten. Soll eine Person nur einmalig in einem gewissen Zeitraum eingebunden werden, können Sie Links beispielsweise nach einer Woche ablaufen lassen.
Fazit: Mit der richtigen Lösung kein Problem
Richtig und vor allem sicher eingesetzt bieten Cloudlösungen mit Drive eine enorme Arbeitserleichterung – zumal sie sehr individuell angepasst werden können. Gerade der Datenaustausch und die Zusammenarbeit in einem Projekt sind mit deutlich weniger Aufwand verbunden. Ganz nebenbei wirken Sie auch noch professioneller auf Ihre Geschäftskontakte. Wichtig ist nur, dass Sie eine sichere und datenschutzkonforme Lösung auswählen, die den nötigen Standards entspricht. Dann steht der unkomplizierten und effizienteren Umsetzung Ihres Projektes nichts mehr im Wege!
