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Corona-konform und nachhaltig: In 6 Schritten ins Homeoffice
Die Corona-Pandemie stellt uns alle vor Herausforderungen und viele Unternehmen sind gezwungen, umzustrukturieren. Vor allem nachdem einige Ministerpräsidenten fordern, so viele Mitarbeitende wie möglich ins Homeoffice zu schicken. Aber nicht in allen Unternehmen bestehen dafür die benötigten Voraussetzungen.
Mit den folgenden sechs Maßnahmen können Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden optimal auf das Arbeiten im Homeoffice vorbereiten!
1. Beschaffen Sie die nötige Hardware
Ohne die nötige Hardware läuft im Homeoffice nichts. Denn private Geräte sollten aus Datenschutzgründen nicht genutzt werden.
Achten Sie also darauf, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden nur Dienstrechner nutzen. So haben Sie ein Auge auf die Sicherheit der verarbeiteten Daten. Gleichzeitig gilt aber, dass Dienstrechner nicht für private Zwecke genutzt werden sollten.
Bevor Sie Hardware wahllos anschaffen, sollten Sie auf Kompatibilität achten. Wie sieht die bisherige IT-Infrastruktur aus? Welche Hardware gibt es bereits und kann diese gemeinsam mit der neu zu beschaffenden Hardware verwendet werden? Auch wenn jetzt gefühlt alles schnell gehen muss, sollten Sie nachhaltig vorgehen.
So kann die neue Hardware auch im Büro und auch nach der Pandemie zum mobilen Arbeiten genutzt werden. Mobile Endgeräte wie Laptops und Tablets zusammen mit Dockingstations für den Einsatz im Büro eignen sich optimal für das Homeoffice.
2. Vereinfachen Sie den Datenaustausch
Während der Arbeit greifen Ihre Mitarbeitenden häufig auf Daten Ihres Firmenservers zu. Das muss auch im Homeoffice gehen. Und zwar nicht, indem Daten auf externen Datenträgern gespeichert und durch die Gegend gefahren werden.
Der Zugriff auf und Austausch von Daten muss vor allem einfach und sicher sein. Hierfür bieten sich datenschutzkonforme Cloudlösungen mit Drive-Funktion an. Achten Sie darauf, dass die Daten in der EU und nicht in Drittländern gespeichert werden. So können Ihre Mitarbeitenden von überall auf die benötigten Daten zugreifen – ohne Sicherheitsrisiken oder den Einsatz externer Datenträger.
3. Sichern Sie die Verbindung zur Firma
Zusätzlich zu Cloudlösungen können Sie auch per VPN eine Verbindung zum Unternehmen herstellen. Diese Verbindung muss aber geschützt sein, sonst kann es schnell zu Sicherheitsrisiken kommen. Eine Maßnahme kann hier eine Zweifaktor-Authentisierung sein.
Gerade bei VPN-Verbindungen gibt es allerdings einiges zu beachten – zum Beispiel die Art der Verbindung. Die VPN-Verbindung sollte außerdem nach Stand der Technik sein.
Insgesamt müssen alle Verbindungen gesichert sein – so auch das WLAN Zuhause. Damit Sie oder Ihre Mitarbeitenden sich keine Schadware einfangen, sollten Sie eine geeignete Firewall auf Unternehmensseite sowie Virenschutz-Programme auf den Dienstrechnern einrichten.
Sie können zusätzliche Sicherheitslücken vermeiden, indem Sie die installierte Software und das Betriebssystem regelmäßig updaten und patchen.
4. Verbessern Sie die Zusammenarbeit
Gerade wenn alle Mitarbeitenden von Zuhause arbeiten, kann die Zusammenarbeit schnell leiden. Deshalb sollten Sie Ihren Mitarbeitenden Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme zur Verfügung stellen. Neben der klassischen Telefonie oder E-Mail-Austausch spielen hier vor allem Videokonferenzlösungen eine wichtige Rolle.
Auf diese Art können sich Ihre Mitarbeitenden austauschen, mit Kund:innen besprechen und an internen Meetings teilnehmen. Auch die soziale Interaktion, beispielsweise in Form eines digitalen Kaffeeklatsches, sollte im Homeoffice nicht zu kurz kommen.
Um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern, sollten Sie ein System mit Chatfunktion wählen. E-Mails schreiben kann schnell als lästig empfunden werden. In Chats können Ihre Mitarbeitenden formlos Fragen stellen und Absprachen treffen, ohne viel Zeit zu verlieren.
Die Kommunikation und Kontaktaufnahme sollten kein Hindernis darstellen, sondern so einfach wie möglich sein – dann kann die Zusammenarbeit im Homeoffice genauso gut funktionieren wie im Unternehmen.
5. Telefonieren Sie im Homeoffice wie aus dem Büro
Nicht alle Ihre Mitarbeitenden haben ein Diensthandy oder ein Festnetztelefon Zuhause? Mit einer unternehmensinternen Telefonanlage benötigen sie das auch nicht. Voice-over-IP-Telefonanlagen ermöglichen Ihren Mitarbeitenden, per Software von ihrer normalen Firmennummer zu telefonieren – ganz ohne zusätzliche Kosten.
So müssen Sie nicht in Hardware investieren oder teure Telefonkosten übernehmen. Außerdem können sich Ihre Kund:innen und Geschäftspartner:innen an die gewohnten Telefonnummern wenden.
6. Auch im Homeoffice: Beachten Sie den Datenschutz
Auch im Homeoffice darf der Datenschutz nicht außen vorgelassen werden. Ob der Datenschutz in Ihrem Unternehmen umgesetzt wird, hängt maßgeblich von Ihren Mitarbeitenden ab. Sensibilisieren Sie diese für das Thema. Gegebenenfalls könnten auch Schulungen sinnvoll sein, um die gesetzlichen Anforderungen in Erinnerung zu rufen.
Neben der Sensibilisierung sind auch klare Regeln wichtig. Prinzipiell gelten im Homeoffice die gleichen Anforderungen wie im Büro. Verfassen Sie mit der Mitarbeitendenvertretung eine Betriebsvereinbarung oder Richtlinie. Spezifizieren Sie, wie sich die Mitarbeitenden im Homeoffice zu verhalten haben, wie der Arbeitsplatz aussehen sollte und wie mit der zur Verfügung gestellten Technik umzugehen ist – beugen Sie Verunsicherung bei Ihren Mitarbeitenden vor!
Die folgenden Punkte könnten dabei Bestandteil Ihrer Richtlinie sein:
Im Homeoffice gilt, wie auch im Büro, eine Clean-Desk-Policy. Unterlagen und Bildschirme sollten von niemandem einsehbar sein – auch nicht der Familie. Schützen Sie Ihren Rechner mit einem Passwort und sperren Sie diesen bevor Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen. Unterlagen sollten Sie verschlossen aufbewahren und nur dann Zuhause vernichten, wenn Ihnen ein entsprechender Schredder zur Verfügung steht. Ansonsten sollten Sie die Unterlagen im Büro vernichten.
Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice schicken, gibt es viel zu beachten. Mit den oben aufgeführten Punkten möchten wir Ihnen den Start erleichtern. Bei der Erarbeitung eines Homeoffice-Konzepts sollte auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens eingegangen werden. Auch wenn die Situation überfordernd wirkt – Sie stehen mit diesem Thema nicht alleine da. Holen Sie sich Hilfe und lassen Sie sich professionell und individuell beraten!
