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Umzug in die Cloud: So managen Sie das Großprojekt in 7 Schritten
Viele Unternehmen und Institutionen versprechen sich Vorteile durch die Nutzung von Clouds. Bei der Entscheidung für den Umzug wird aber selten bedacht, wie viel Aufwand so ein Großprojekt bedeuten kann. Von der Reorganisation der internen Prozesse über die Mitnahme der Mitarbeitenden bis zur Modernisierung der IT – so ein Umzug geht nicht von heute auf morgen.
Neben der internen IT ist hier vor allem auch ein Händchen für Projektmanagement gefragt. Wenn der Umzug gut geplant und koordiniert ist, passieren weniger Fehler und Sie können die neuen Cloud-Funktionen mit möglichst geringen Ausfallzeiten nutzen.
Wir haben für Sie anhand von sieben Schritten zusammengefasst, wie Sie den Umzug in die Cloud vorplanen und effizient durchführen können.
1. Anforderungen definieren
Die Entscheidung, in die Cloud zu ziehen, kann viele Gründe haben. Genauso vielfältig sind auch die Dienstleistungen, die Sie in der Cloud in Anspruch nehmen können – von Software as a Service zur ganzen Infrastructure as a Service. Je nachdem, was Sie sich von der bevorstehenden Cloudnutzung versprechen, sieht auch Ihr gesamtes Projekt anders aus.
Idealtypisch fangen Sie genau mit diesen Fragestellungen an: Was ist das Ziel? Geht es um Kostenersparnis, Flexibilität oder Modernisierung? Und welche Anforderungen der verschiedenen Bereiche ergeben sich daraus?
Auf Basis dessen können Sie Ihre Zielvorstellungen genauer definieren. Zusätzlich sollten Sie eine Risikoanalyse durchführen.
Aus den bestehenden Risiken und Ihrer Zielvorstellung ergeben sich die konkreten Anforderungen. Nun können Sie einen Cloud-Dienst sowie ein Servicemodell mit den gewünschten Dienstleistungen auswählen.
2. Cloud-Strategie entwickeln
Damit Ihr Cloud-Projekt gelingt, sollten Sie ein Projektteam – ggf. auch mit externer Unterstützung – einsetzen, das den Umzug strukturiert. Basierend auf Ihren Zielvorstellungen und der gegebenen Ausgangslage kann das Team den Umzug projektieren und die benötigten Ressourcen einbinden. Dabei erarbeitet das Team die einzelnen Maßnahmen und Projektschritte und definiert Verantwortlichkeiten. Das Ergebnis: eine umfassende Cloud-Strategie.
Im Zuge dieser Strategie sollten Sie auch die möglichen Fehlerquellen im Rahmen einer Risiko-Analyse erfassen und schon vor der Migration nach möglichen Lösungen suchen sowie die Fehlerquellen simulieren. Dafür sollten Sie bereits im Vorfeld geeignete Test- und Übergabeverfahren festlegen. Außerdem kann sich ein umfassender Test im Rahmen eines Pilotprojektes anbieten. So können Sie sich noch besser auf den Umzug vorbereiten und es kommt zu geringeren Ausfallzeiten.
3. Prozesse und Schnittstellen analysieren
Durch die Cloudnutzung werden sich auch Ihre internen Prozesse ändern. Der Umzug ist ein guter Zeitpunkt, um die bestehenden Prozesse unter die Lupe zu nehmen. So erfahren Sie, welche Prozesse von dem Umzug in die Cloud betroffen sind und welche Abhängigkeiten entstehen könnten. Außerdem können Sie die Gelegenheit zur Optimierung nutzen. Mögliche Schwachstellen können Sie unter Umständen durch die Nutzung der Cloud-Services reduzieren und möglicherweise sogar Prozesse automatisieren.
Auch Ihre internen und externen Schnittstellen sollten Sie vor der eigentlichen Migration auf Interoperabilität analysieren, inventarisieren und ggf. bereits im Vorfeld anpassen. Spätestens bei bzw. nach dem Umzug können hier Anpassungen notwendig werden. Unter Umständen benötigt auch der Cloud-Dienst weitere Informationen zu den vorliegenden Schnittstellen.
4. Vor dem Umzug aufräumen
Außerdem sollten Sie sich Ihre aktuell bestehende IT-Landschaft ansehen: Welche Daten mit welchen Mengen gibt es und was soll davon mit in die Cloud ziehen?
Misten Sie vor dem Umzug aus, können Sie einiges an Speicherplatz und somit auch Kosten einsparen. Auch die aktuell genutzten Anwendungen sollten Sie kritisch betrachten. Werden tatsächlich alle genutzt? Sollen sie überhaupt in die Cloud ziehen? Und wenn ja, welche? So können Sie Kosten in der Cloud-Nutzung und der Lizenzierung einsparen.
Derartige Aufräumarbeiten fressen zwar Zeit, dadurch können Sie allerdings versteckte Einsparpotentiale nutzen und Ihr System auf den aktuellen Stand bringen. Dafür sollten Sie einige Monate vor der eigentlichen Migration einplanen – auch deshalb, weil sie rechtssicher erfolgen müssen.
5. IT umstrukturieren
Auch die IT-Sicherheit und die daran gestellten Anforderungen ändern sich durch den Umzug in die Cloud. Um dem gerecht zu werden, sollten Sie Ihr bisheriges Sicherheitskonzept anpassen. Was Sie aus Sicht der IT-Sicherheit beim Umzug in die Cloud beachten sollten, können Sie hier nachlesen: Umzug in die Cloud: Das sollten Sie bei Datenschutz und IT-Sicherheit beachten
Auf Ihre IT-Abteilung kommen dadurch neue Aufgaben zu. Hier bietet sich eventuell die Einbindung eines externen Partners an, der bei dem Umzug, der Umstrukturierung und dem laufenden Betrieb unterstützt. Was genau Ihre IT-Abteilung umsetzen muss, haben wir für Sie zusammengefasst: Umzug in die Cloud: Das sollten Sie bei der Anpassung Ihrer IT beachten
6. Mitarbeitende einbinden
Ohne die Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden funktioniert auch ein perfekt geplantes Projekt nicht. Daher ist es wichtig, diese von Anfang an einzubinden und transparent zu kommunizieren, welche Änderungen sich durch den Umzug in die Cloud ergeben, aber auch welchen Nutzen diese versprechen. Dabei müssen Sie der Belegschaft klarmachen, dass die Vorteile der Cloud-Nutzung etwaige Ängste überwiegen und so nachhaltig Bedenken ausräumen.
Die geänderten Prozesse sowie Sicherheitsanforderungen sollten Sie außerdem in Arbeitsanweisungen oder Regelungen festhalten und zur Verfügung stellen.
Ggf. können Sie Ihren Mitarbeitenden die neuen Anwendungen und Prozesse im Rahmen von Schulungen oder Tutorials näherbringen.
Auch bei der IT-Abteilung bietet sich eine Umschulung bzw. Weiterbildung an.
Sowohl bei der Auswahl eines Dienstes als auch den einzelnen Dienstleistungen, ist es ratsam, die Fachabteilungen einzubinden. So können Sie bereits im Vorfeld die Anforderungen präziser definieren und die bestehenden Wünsche direkt umsetzen. Dadurch optimieren Sie nicht nur Ihre Prozesse, Sie schaffen auch Akzeptanz in der Belegschaft – die Voraussetzung, damit Ihr Cloud-Projekt erfolgreich ist.
7. Compliance und Datenschutz beachten
Vor der Auswahl eines Cloud-Dienstes und dem eigentlichen Umzug sollten Sie sich auch mit rechtlichen Fragestellungen beschäftigen. Je nach Branche können hier weitere Gesetze wie das TKG oder TTDSG relevant sein. Auch Ihre internen Richtlinien sollten Sie beachten: Welche Daten dürfen in die Cloud? Haben Sie vor, personenbezogene Daten in der Cloud zu erheben, zu verarbeiten oder zu speichern, müssen Sie zusätzlich datenschutzrechtliche Vorgaben beachten. Mehr dazu können Sie hier nachlesen: Umzug in die Cloud: Das sollten Sie bei Datenschutz und IT-Sicherheit beachten
Der Umzug in die Cloud ist ein Großprojekt mit viel Fehlerpotential, das nicht unterschätzt werden sollte. Doch mit der richtigen Vorbereitung und genug Vorlaufzeit ist die Migration zu meistern.
Sie benötigen Unterstützung bei der Projektplanung und Ihrem Umzug in die Cloud?
Quellen
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (2016): „Sichere Nutzung von Cloud-Diensten. Schritt für Schritt von der Strategie bis zum Vertragsende“, https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/Broschueren/Sichere_Nutzung_Cloud_Dienste.pdf?__blob=publicationFile&v=1, letzter Zugriff am 29. Juli 2021.
