Vergabeverfahren


Glasfaserausbau: 5 Tipps zur Beschleunigung des Vergabeverfahrens

Vergabeverfahren sind im geförderten Glasfaserausbau Pflicht. Das Problem: Die Verfahren können sich schnell in die Länge ziehen und den gesamten Ausbau verzögern. In vielen Bereichen sind die Schritte und Fristen vorgegeben und ausschreibende Stellen haben nur wenig Einfluss auf die Dauer des Verfahrens oder Änderungen des Fördergegenstandes.

Auch wenn Einflussmöglichkeiten bedingt sind, können Sie mit der richtigen Vorbereitung und einem effizienten Vorgehen Vergabeverfahren beschleunigen. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag. Wir geben fünf Tipps für ein zügiges und zielgerichtetes Vergabeverfahren.  

1. Geeignete Vergabekriterien definieren

Vergabeverfahren können sich unter anderem dann in die Länge ziehen, wenn die vergebenden Stellen ihre Vergabekriterien nicht ausreichend im Vorfeld definieren. Das erhöht sowohl die Anzahl der Bieterfragen als auch der potenziell unqualifizierten Bewerbungen, die mühsam aussortiert werden müssen.

Daher sollten Sie bereits von Beginn an Ihre Vergabekriterien und wertungsrelevanten Punkte in Bezug auf die Förderrichtlinien und vor allem auch die technischen Anforderungen umfassend definieren. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, schnell qualifizierte Bewerbungen zu erhalten. 

2. Auf Bieterfragen zeitnah eingehen

Bieterfragen beantworten ist eine personelle Herausforderung, die viel Know-how erfordert. Für viele Anfragen ist ein umfassendes technisches und/oder rechtliches Hintergrundwissen notwendig. Außerdem sollte auf Bieterfragen besonders zeitnah eingegangen werden. Hier empfiehlt sich eine kurze Reaktionszeit von etwa ein bis zwei Tagen, um das Verfahren nicht zu verzögern.

Viele der Anfragen können ausschreibende Stellen aber nicht selbst beantworten, weil dazu die personellen Ressourcen fehlen. Daher ist eine qualifizierte technische und rechtliche Beratung, die auch das Vergabemanagement übernimmt, in vielen Fällen unerlässlich. 

3. Konkreten Zeitplan verfolgen

In Vergabeverfahren sollten Sie unnötige Leerläufe zwischen den Verfahrensschritten vermeiden. In der Terminierung ergeben sich durch die Fristen für die Teilnahme und die Abgabe von ersten oder zweiten Angeboten durchaus feste Termine, mit denen geplant werden kann. Dennoch sollten Sie zwischen diesen Terminen nicht unnötig Zeit verstreichen lassen.

Leerläufe können Sie zudem durch eine effiziente Bearbeitung und Auswertung eingereichter Angebote vermeiden. Bei einem guten Vergabemanagement können Sie dadurch Zeit einsparen und das Verfahren beschleunigen. 

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4. Gezielt verhandeln

Um in eine zielgerichtete Verhandlungsrunde gehen zu können, muss die vorläufige Wahl eines Bieters erfolgen, der Ihre Vorgaben (siehe Tipp 1) umfassend erfüllt. Erst dann sollten Sie in den nächsten Schritt, die Verhandlungen, übergehen.

Hierzu sollten Sie sich im Vorhinein überlegen, welche Verhandlungspunkte absolut notwendig sind und so umgesetzt werden müssen und wo eventuell Handlungsspielraum existiert. Außerdem muss ein technisches und rechtliches Hintergrundwissen vorliegen. So können Sie sich zielgerichtet mit dem präferierten Bieter austauschen, vermeiden unnötige Verzögerungen und kommen schnell zu einer vertraglichen Einigung. 

5. Geförderter Ausbau: Konkretisierung mit verhandelten Unterlagen

Im eigenwirtschaftlichen Ausbau erfolgt nach den Vertragsverhandlungen bei einer Einigung zeitnah der Zuschlag. Im geförderten Ausbau hingegen folgt die Konkretisierung des Fördermittelantrags. Dies ist ein wichtiger Schritt, der funktionieren muss, da Sie sonst viel Zeit verlieren. Denn: Ohne finalen Förderbescheid können Sie keinen Zuschlag vergeben.

Daher ist es wichtig, an die Konkretisierung möglichst strukturiert heranzugehen und die Unterlagen so umfassend wie möglich vorzubereiten und gemäß den Fördervorgaben zu konkretisieren. Hier können Sie Zeit einsparen, wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen und die Unterlagen des bevorzugten Bieters gemäß den Anforderungen vorprüfen. Nicht selten benötigen Fördermittelgeber mehrere Wochen Bearbeitungszeit. Je mehr Nachforderungen gestellt werden müssen, desto länger zögert sich die tatsächliche Auftragsvergabe heraus.

Auch hier sind umfassende technische Kenntnisse und Erfahrung mit den Anforderungen im geförderten Ausbau erforderlich. Daher empfehlen wir, sich von erfahrenen Berater:innen unterstützen zu lassen.   

Fazit

Auch wenn die Einflussmöglichkeiten begrenzt sind und ausschreibende Stellen immer von Dritten abhängig sind, können Sie geförderte Vergabeverfahren dennoch beschleunigen. Vor allem durch eine klare Definition der Vergabe- und Vertragskriterien und durch ein strukturiertes Vorgehen zwischen den Verfahrensschritten können Sie wertvolle Zeit einsparen.

Sie möchten selbst Leistungen ausschreiben? Wir unterstützen Sie! Für Ausschreibungen und die anschließenden Vergabeverfahren übernehmen wir die vollständige technische Beratung. Dabei kümmern wir uns um die Ausarbeitung der technischen Daten, Unterlagen und Wertungskriterien. Auch bei der Beantwortung von Bieterfragen und den Vertragsverhandlungen sind wir stets an Ihrer Seite. 

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