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Virtuelles Bauamt: Best-Practice-Beispiel im Landkreis Diepholz
Die Digitalisierung ist in aller Munde und macht auch vor Kommunen nicht Halt. Denn das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Kommunen, alle Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 digital anzubieten. Die konkrete Umsetzung ist allerdings eine Herausforderung.
Wie es funktionieren kann, zeigt der Landkreis Diepholz. Die Kommune hat ein virtuelles Bauamt entwickelt, das den Behördengang ablöst und ins Internet verlagert. Das Ergebnis: Ein verschlankter Prozess, bei dem Antragstellende und Mitarbeitende des Bauamts Zeit einsparen.
Wir stellen Ihnen das Best-Practice-Beispiel mit der konkreten Umsetzung vor und ziehen ein Fazit zum virtuellen Bauamt in Diepholz.
Die Idee des virtuellen Bauamts
Der Landkreis Diepholz bearbeitet im Jahr circa 1.100 Bauanträge. Vor der Entwicklung des virtuellen Bauamts war diese Bearbeitung ein langwieriger Prozess, bei dem viele Dokumente benötigt wurden, wie z.B. Baupläne, bautechnische Nachweise oder Angaben über die Grundstücksentwässerung und viele weitere.
Die Dokumente mussten Antragstellende in dreifacher Ausführung einreichen. Hinzu kamen weitere Dokumente wie Brandschutzkonzepte. Die Folge: ein Aktenumfang von mehreren Ordnern.
Damit alle Bau- und Rechtsvorschriften eingehalten wurden, erfolgte ein Austausch zwischen verschiedenen Behörden und Stellen wie der Gemeinde, dem Umweltamt oder dem Straßenbauamt.
Dafür musste dieser Aktenberg hin- und hergeschickt werden. Das bedeutete einen enormen logistischen Aufwand, hohe Portokosten und lange Bearbeitungszeiten.
Daher hat der Landkreis Diepholz den Entschluss gefasst, ein virtuelles Bauamt aufzubauen. Ziele der Digitalisierung sind die Vereinfachung des Prozesses für Antragstellende und Verwaltungsmitarbeitende, eine Zeitersparnis und ein besserer Austausch. Somit können in Diepholz Bauanträge bereits seit 2016 digital eingereicht werden.
So funktioniert ein virtuelles Bauamt
Für die Digitalisierung dieser Verwaltungsleistung hat der Landkreis ein Online-Portal auf Basis der Software ITeBAU aufgebaut. Dort können Anträge papierlos und unkompliziert eingereicht werden. Außerdem können die Antragstellenden dort jederzeit den Status ihres Antrags einsehen, Dokumente nachreichen und die anschließende Baugenehmigung digital abrufen. Und das ohne zusätzliche Kosten. Das Projekt basiert dabei auf Freiwilligkeit. Die Bürger:innen in Diepholz können ihren Bauantrag also immer noch über den klassischen Weg einreichen.
Und so funktioniert die digitale Antragstellung: Per Fax erteilen die Bürger:innen den Entwurfsverfasser:innen eine Vollmacht, dass alle benötigten Unterlagen über das Online-Portal eingereicht werden dürfen. Daraufhin legen die Mitarbeitenden des Bauamts für jeden Bauantrag einen Projektraum an. Darüber werden die Entwurfsverfasser:innen informiert und können dort im Anschluss Dokumente in Ordnern ablegen und mit den Beteiligten kommunizieren.
Für die einzelnen Ordner können Zugriffsrechte definiert werden. So erhalten die verschiedenen Ämter Zugriff auf die benötigten Dokumente und die Bearbeitung des Antrags kann erfolgen. Bei positiver Beurteilung lädt die Bauaufsichtsbehörde dann die Baugenehmigung in den Projektraum.
Um es den Antragstellenden möglichst leicht zu machen, stellt der Landkreis Diepholz verschiedene Dokumente rund um die Plattform zur Verfügung. Darunter Datenschutzhinweise, aber auch ein detailliertes Handbuch mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung inklusive Kontaktdaten des Supports. Die einzigen technischen Voraussetzungen sind dabei ein Internetzugang und eine E-Mail-Adresse.
Vorteile und Fazit
Das virtuelle Bauamt in Diepholz ist mittlerweile seit fast fünf Jahren im Einsatz. Der Fachdienstleiter der Abteilung Bauordnung und Städtebau im Landkreis, Stephan Maaß, zieht ein positives Fazit: Circa die Hälfte aller Bauanträge würden mittlerweile digital eingereicht und die Bearbeitung erfolge weitestgehend digital.
Hinzu komme eine schnellere Bearbeitungszeit. Gegenüber Anträgen im Papierformat würden Anträge über das virtuelle Bauamt rund ein Drittel schneller bearbeitet.
Nicht nur die Bearbeitungszeit, sondern auch der Bearbeitungsprozess hat sich durch die Digitalisierung verbessert – für Antragstellende und Mitarbeitende des Bauamts gleichermaßen.
Die Antragstellenden sparen Zeit und Kosten für das Erstellen und Versenden der Bauvorlagen ein. Das Bauamt muss weniger Platz für Papierakten aufbringen, kann sich besser mit anderen öffentlichen Stellen austauschen und spart Zeit in der Bearbeitung ein. So erhalten Antragstellende ihre Genehmigung nicht nur schneller, die Kommunikation mit dem Bauamt ist zusätzlich deutlich einfacher.
Das virtuelle Bauamt des Landkreises Diepholz ist also ein voller Erfolg mit Vorteilen für alle Beteiligten und zeigt als Best-Practice-Beispiel, wie die Digitalisierung in der Verwaltung gelingen kann. In Zukunft möchte der Landkreis noch weitere Dienstleistungen digitalisieren und plant beispielsweise die Integration des Servicekontos des Landes Niedersachen über das neue Bürgerportal OpenR@thaus.
Quellen
Gigabitbüro des Bundes (2021): „Der digitale Bauantrag im Landkreis Diepholz. Eine Case Study.“, 10. Juni 2021, https://gigabitbuero.de/praxisbeispiel/der-digitale-bauantrag-im-landkreis-diepholz-eine-case-study/, letzter Zugriff am 21. Juli 2021.
Landkreis Diepholz (o. J.): „Baugenehmigung Online“, https://www.diepholz.de/bauamt, letzter Zugriff am 21. Juli 2021.
